Aujourd’hui c’est la Journée Mondial du Rangement de Bureaux. Un événement qui rime chaque année avec l’arrivée du Printemps. Ranger son bureau peut s’avérer être une tâche plus pénible pour certains que pour d’autres. Chacun ayant sa propre manière de s’organiser. Avoir un espace de travail propre et ordonné peut-il vraiment augmenter notre productivité ?
Rigoureux, méticuleux, minutieux, pointilleux, consciencieux voir même maniaque. Les termes ne manquent pas quand il s’agit de qualifier un individu adepte du rangement et de la propreté. Mais les adjectifs qu’on lui attribue sont souvent péjoratifs voire moqueurs, car cette manie de vouloir tout organiser parfaitement restait marginal jusqu’à ce qu’une certaine Marie Kondo popularise sa vision ultra-minimaliste du rangement.
La tendance du minimalisme pour augmenter sa productivité
Récemment les articles, vidéos et livres louant les bénéfices d’un quotidien planifié de A à Z ont connu un grand succès. De la désormais célèbre Marie Kondo à une flopée de blogueur, youtubeur, instagrameur ou tout autres influenceurs, nombreux sont les acteurs qui se sont engouffrés dans cette tendance grandissante. Mais une interrogation demeure concernant ce phénomène : Quels sont les réels bénéfices de ces pratiques (hormis celui de faire de jolies photos Instagram) ?
Gain de temps, économies, concentration accrue… Les avantages à tirer de ces pratiques sont tous reliés à un même objectif : améliorer sa productivité.
Dans la vie professionnelle comme personnelle, le temps est précieux. Se montrer efficace est une dimension primordiale lorsqu’on veut accroître ses performances ou tout simplement augmenter son temps libre.
« Le vrai problème, c’est que nous avons bien trop de choses par rapport à nos besoins et nos souhaits« . – Marie Kondo
Le constat de la créatrice japonaise est claire, le surplus de biens nous octroie la vue et nous dévie des choses qui comptent vraiment. La notion même de “choses qui comptent vraiment” est abstraite, puisqu’il faut s’être posé sérieusement la question au préalable pour savoir ce qui rentre ou non dans cette catégorie de l’indispensable. Bon, il est vrai que l’amour qu’elle porte à ses vêtements peut être déroutants pour certains. Mais pas de panique, il existe des solutions plus simples et moins restrictives pour augmenter votre productivité.
1- Avalez le crapaud !
Une astuce qui revient régulièrement est la priorisation des tâches. Entendez par là, une liste des objectifs fixés à court terme accompagnés si possible du temps que l’on a prévu d’atteler à leurs réalisations. Le fait de se donner des limites temporelles incitent à se montrer plus concentré et efficace que le simple “je le ferai aujourd’hui”. Brian Tracy, écrivain americano-canadien et auteur de Eat That Frog ! préconise, comme le titre de de son ouvrage l’indique, de manger “le crapaud le plus repoussant en premier”. On vous rassure, cela signifie simplement de débuter sa journée par la tâche la plus importante et difficile du jour. Comme lui, l’écrivain anglais, Mark Twain, a fait l’analogie entre la productivité et le petit amphibien.
« Si c’est votre travail de manger une grenouille, c’est mieux de le faire tôt le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, c’est mieux de manger la plus grande, d’abord. » – Mark Twain
2- La technique du Pomodoro
Développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, la technique implique une gestion du temps économe pour votre énergie mentale et votre concentration. Son procédé est simple : choisissez une tâche, réglez un minuteur sur 25 minutes. Puis travaillez sur cette tâche, sans aucune interruption ou distraction, jusqu’à ce que le minuteur sonne. Ça n’a l’air de rien comme ça, mais lorsque vous allez essayer la première fois, vous verrez à quel point il est difficile de ne pas se disperser. Lorsque le minuteur sonne, prenez 5 minutes de pause. Pour une coupure du travail idéal, n’hésitez pas à vous étire ou vous dégourdir les jambes par exemple. Au bout de 4 Pomodoros, prenez une plus longue pause de 15 minutes cette fois.
Sur quoi est fondée la technique Pomodoro ?
Quand on travaille sur une longue période, on a des difficultés être concentré et efficace. Prendre des courtes pauses permet de travailler avec plus d’énergie et concentration. Pendant qu’on travaille, on est souvent tentés de regarder ses emails, les réseaux sociaux, parler avec un collègue etc. Savoir qu’à la fin des 25 minutes de travail, 5 minutes de pause vous attendent pour faire tout ce que vous voulez sans culpabilité, ça aide beaucoup à rester concentrer. Et ainsi, augmenter votre productivité.
3- Lutter contre les distractions futiles
Outre le rangement matériel, le nettoyage immatériel est également primordial. J’entends par « immatériel », les notifications et autres alertes qui polluent nos écrans, comme les mails… 564 milliards de courriers électroniques ont été envoyés chaque jour dans le monde en 2017. Plutôt inquiétant quand on observe ces chiffres :
- 68% des individus consultent leurs mails dès qu’ils ont la notification
- Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie – 5,6 heures en France et 5,4 heures en Europe. Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures (étude Adobe, août 2015)
- L’abondance des messages à un effet pervers sur le salarié. 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. (Créfac)
- 7 salariés sur 10 prétendent qu’ils regardent leurs mails toutes les 2 heures, alors qu’en réalité, ils le font toutes les 5 minutes
- 7 managers sur 10 déclarent souffrir d’un trop plein informationnel
- Il faut environ 64 secondes pour se re-concentrer après avoir lu un mail
Comment s’autodiscipliner pour augmenter sa productivité?
Face à la surabondance des infos que nous recevons, notre capacité à être attentif ne cesse de décroitre. Notre temps d’attention est passé de 12 secondes à 8 entre 2000 et 2013. Plutôt inquiétant quand l’on sait que celle d’un poisson rouge est de 9 secondes… (Microsoft, 2015)
Heureusement, il existe des applications gratuites telles que Cleanfox qui vous aide d’une part à détoxer votre boîte mail mais également faire un grand geste pour l’environnement !
Il est scientifiquement démontré qu’un espace de travail désorganisé impact l’efficacité des salariés. Stress, fatigue et frustration vont également de paires avec la désorganisation. En effet, le cerveau peine à se concentrer et à traiter efficacement les informations qu’il reçoit quand il est parasité par un trop plein d’informations. Pour augmenter votre productivité, vous savez ce qu’il vous reste à faire…
