Gmail: 5 consigli per aumentare la tua produttività nel 2020

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Apple AirPods near MacBook

Impara 5 semplici consigli per ottimizzare l’uso di Gmail e aumentare la tua produttività!

Gmail è il servizio di posta elettronica più utilizzato al mondo e non c’è da meravigliarsi se si considerano tutti gli strumenti che sono stati sviluppati per ottimizzare l’uso delle caselle di posta. Molti strumenti sono offerti agli utenti di questa piattaforma per personalizzare la loro casella di posta e risparmiare tempo.

Ecco 5 consigli che ti renderanno la vita più facile e aumenteranno la tua produttività su Gmail!

1. Fare ricerche specifiche

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Se hai accumulato un sacco di email non ordinate probabilmente stai avendo problemi a trovare l’email che stai cercando. E se si tratta di un’email di un contatto con cui ti scambi spesso, può essere noioso da trovare. Per fortuna la barra di ricerca in Gmail è lì per renderti le cose più facili!

Con semplici parole chiave puoi raffinare le tue ricerche:

  • da: permette di trovare un mittente
  • subject: permette di cercare nell’oggetto della mail
  • has:attachment: trova mail contenenti un allegato
  • “. ..” : cerca un testo specifico nel corpo della mail
  • è : permette di filtrare lo stato della mail: letto, non letto, stellato
  • dopo o prima : permette di cercare per data

N.B.: Trova altre parole chiave su la piattaforma di aiuto di Google.

2. Non dimenticare di nuovo l’allegato

Questo probabilmente ti è successo più di una volta e ti capiamo. Dimenticarsi di inviare l’allegato è imbarazzante, specialmente quando si è costretti a reinviare un’email intitolata “Con allegato è meglio”.

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Ma per fortuna Google viene in vostro soccorso: se avete menzionato “allegato” nel testo della vostra email e cliccate “invia” senza aver aggiunto l’allegato, Gmail visualizza un piccolo messaggio che vi chiede se siete sicuri di non averlo dimenticato.

Il nostro consiglio, inizia la tua email con “allegato” per essere sicuro di pensarci o lascia che Google te lo ricordi!

3. Navigare nella tua casella di posta usando le scorciatoie da tastiera

Per navigare più velocemente nella tua casella di posta Gmail, puoi abilitare le scorciatoie dalle impostazioni del tuo account. Layout, modifica, navigazione – è tutto lì.

Ecco una lista non esaustiva delle scorciatoie che troviamo più utili:

  • Shift + C: aprire una nuova finestra di scrittura
  • O: aprire una mail
  • U: tornare alla lista della posta
  • R: rispondere
  • F: inoltrare
  • ctrl + voce: inviare un messaggio
  • ctrl + k: inserire un link
  • g+i: andare alla posta in arrivo

N.B.: Trova la lista completa delle scorciatoie.

4. Creare filtri

Avere una casella di posta ben organizzata, con cartelle per ogni categoria, una casella di posta quasi vuota, ti fa sognare? Per aiutarti ad aumentare la tua produttività, Gmail ha più di un asso nella manica.

È possibile creare dei filtri per inviare le mail di un mittente direttamente in una cartella senza passare per la posta in arrivo.

Per fare questo segui queste istruzioni:

  • apri l’email di un mittente per il quale vuoi creare un filtro
  • espandi la lista delle azioni possibili su quell’email
  • scegli “filtra messaggi simili”
  • Infine, seleziona le condizioni che vuoi applicare al tuo filtro
  • seleziona “crea un filtro da questa ricerca”
  • seleziona la casella “applica etichetta” e scegli l’etichetta di tua scelta
  • finalizza l’azione cliccando “Crea filtro”

5. Annulla l’invio

Probabilmente ti sei già pentito di aver inviato un’email, perché c’era un errore di ortografia o hai dimenticato l’allegato. Ancora una volta Gmail ha pensato a voi e ha sviluppato un’opzione per annullare l’invio di un’email entro 10, 20 o 30 secondi dall’invio.

Per attivare questa opzione, vai nelle impostazioni del tuo account e attiva “Annulla invio”. Sarai quindi in grado di scegliere il ritardo di cancellazione

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